Бронирование столов и банкеты: как не терять гостей и предоплаты

В Узбекистане банкеты — важная часть выручки многих ресторанов: свадьбы, тои, юбилеи, корпоративы. При этом бронирование часто ведётся в тетради у администратора. Итог знаком: двойная бронь одного зала, потерянная предоплата, гости, которых не встретили.

Типичные проблемы

• бронь записана в тетради и известна только одному администратору;
• один и тот же зал или стол забронирован дважды;
• предоплата принята наличными и не отражена в учёте;
• банкетное меню согласовано устно, а кухня получает его в последний момент;
• продукты закупаются «на глаз», и что-то заканчивается во время банкета.

Бронирование столов

Схема зала

Столы и залы отображаются на интерактивной схеме. Администратор видит, какие столы свободны на нужное время, и закрепляет бронь за гостем.

Онлайн-бронь

Гость бронирует стол на сайте, бронь появляется в системе. По данным обзора KP.ru, у iiko есть виджет бронирования столиков для сайта.

Данные гостя

Бронь привязывается к карточке гостя: имя, телефон, история визитов, предпочтения. Постоянного гостя можно встретить по имени и предложить его любимый стол.

Банкеты

Банкетное меню

Меню согласуется с заказчиком и вносится в систему с количеством гостей. Кухня видит, что и когда готовить.

Предоплата

Вносится в систему и привязывается к банкету. Нет риска, что деньги «потеряются» между администратором и бухгалтерией.

Расчёт продуктов

Банкетное меню через техкарты пересчитывается в продукты. Это позволяет заранее заказать нужное у поставщиков. Подробнее о закупках в статье «Прогноз продаж и автозаказ».

Дополнительные заказы

Во время банкета гости заказывают напитки и блюда сверх меню. Они добавляются в тот же заказ, и в конце вечера итоговый счёт формируется без ручных подсчётов.

Обслуживание

Многие рестораны начисляют процент за обслуживание. В iiko он добавляется в чек автоматически и отображается отдельной строкой в фискальном чеке.

Чек-лист банкета

1. Бронь зала с датой, временем и количеством гостей.
2. Согласованное меню и рассадка.
3. Предоплата в системе.
4. Заказ продуктов поставщикам за несколько дней.
5. Задание кухне и бару.
6. Персонал по графику на день банкета.
7. Итоговый счёт с учётом предоплаты и дополнительных заказов.
8. Фискальный чек на всю сумму.

Итог

Когда бронирование и банкеты ведутся в системе, а не в тетради, исчезают двойные брони, потерянные предоплаты и сюрпризы на кухне. При внедрении iiko мы настраиваем схему зала, банкетные меню и порядок работы с предоплатой.